Modul 4: ORGANISASI
Ø Organisasi Perpustakaan
Ø Tatagerha Perpustakaan
Organisasi Perpustakaan
žOrganisasi adalah sekelompok manusia yg bekerja sama dalm tugas bersama dan untuk mencapai tujuan bersama.
žPerpustakaan merupakan organisasi jasa dg ciri khas sbb :
1.Lembaga berorientasi jasa, bukan mencari laba.
2.Menyediakan informasi, bukan produk yg teruraikan.
3.Melaksanakan fungsi penyediaan informasi & bimbingan jasa.
4.Menyediakan jasa profesional tanpa hub. dg klien yg berlanjut.
5.Tidak memiliki tujuan spesifik/tertentu yang jelas.
6.Struktur kaku & resistan terhadap perubahan.
7.Menanggapi sumber informasi & dan pengguna dlm orientasi ganda serta kadang-kadang bertentangan.
8.Berfungsi sbg satuan penunjang dr organisasi yg lebih besar.
9.Perpustakaan cenderung mendapat tekanan ekstern.
10.Diawaki oleh tenaga profesional.
Organisasi dan Manajemen
žManajemen sebagai kata kerja, berarti proses menggerakkan tenaga manusia, modal & peralatan lainnya secara terpadu untuk mencapai sasaran atau tujuan tertentu. Manajemen Perpustakaan disini berarti menggerakkan sumber daya manusia, sumber daya informasi, dan peralatan di perpustakaan guna mencapai misi perpustakaan.
žManajemen dalam arti benda adalah pimpinan suatu organisasi atau perusahaan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan atau organisasi tersebut. Bila dikaitkan dg perpustakaan manajemen perpustakaan berarti pejabat pimpinan perpustakaan yg bertanggung jawab atas jalannya perpustakaan.
Hubungan antara Administrasi, Organisasi, dan Manajemen
•Administrasi adalah sebuah proses & badan yg bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan dimana organisasi & manajemen digariskan.
•Manajemen merupakan proses dari administrasi, bagaimana secara langsung kegiatan dilaksanakan untuk merealisasikan sebuah tujuan.
•Organisasi merupakan wadah serta proses kerja sama sejumlah manusia yg terikat dalam hubungan formal atau dg kata lain organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan atau tugas pokok.
Perpustakaan Sebagai Organisasi
•Kumpulan orang-orang yg tergabung menjadi satu untuk mencapai sasaran merupakan organisasi (perpustakaan) yg dibuat oleh manusia karena keterbatasan individual.
•Organisasi memiliki struktur khas, memiliki peraturan & kultur yg berkembang seiring dg perjalanan waktu, memiliki siklus hidup yg lebih panjang dari pada usia individu yg membentuk organisasi, memiliki tujuan, garis haluan, prosedur dan praktik.
•Karakteristik perpustakaan sbg organisasi formal mempunyai karakteristik seperti tersebut diatas.
Organisasi Formal & Informal
-Organisasi formal adalah organisasi yg dibentuk menurut hukum atau diumumkan oleh pihak yg berwenang. Organ. Formal mrp himpunan hub. Kerja yg dibakukan serta bersifat resmi.
-Organisasi informal mrp organisasi yg luwes & tidak terikat, seringkali diciptakan scr spontan.
Struktur Organisasi
üStruktur organisasi bersumber dr proses pengorganisasian mrp sistem hubungan scr formmal diuraikan & scr informal tertentu yg mengetur aktivitas orang2 dlm sebuah organisasi yg saling tergantung satu dg yg lain guna mencapai sasaran bersama.
Spesialisasi & Departementalisasi
1.Spesialisasi (bagian-bagian terpisah)
Pembagian tugas oleh organisasi dilakukan dg 2 cara:
vMenyusun spesialisasi horizontal yg menghasilkan berbagai departemen yg masing2 mengerjakan tugas khusus.
vMenyusun pendekatan vertikal atau hierarki posisi, yg melibatkan strukturalisasi, wewenang, kekuasaan, akuntabilitas & tanggung jawab dlm organisasi.
2.Departementalisasi (bagian-bagian umum)
Organisasi distruktur scr horisontal dg mengelompokkan aktivitas yg sama atau berkaitan ke dlm bagian2 atau departemen2. Pengelompokan itu akan menghasilkan blok tugas yg berorientasi pada aktivitas ataub tugas yg berorientasi pada orang.
Blok aktivitas tugas di perpustakaan mrp tugas yg menekankan pd proses, prosedur atau teknik, mulai dr tugas rutin yg kurang memerlukan keterampilan sampai dg tugas rumit yg memerlukan pengetahuan yg luas sesuai dg proses, prosedur atau teknik.
Metode departementalisasi
Kategori yg digunakan utk pembagian departementalisasi :
1.Jumlah
Metode ini banyak digunakan di lingkungan militer, mis. 8 serdadu membentuk regu à beberapa regu membentuk pleton à kompi à batalion à resimen à brigade à divisi
Perpustakaan jarang menggunakan metode ini kecuali utk memindahkan perpust. Butuh sekian org yg punya kemampuan mengangkat buku (bersifat sementara).
2.Fungsi
Di perpustakaan tdp bag. Yg berfungsi peminjaman, referensi, akuisisi, katalogisasi & administrasi.
Keuntungan: 1) mengelompokkan staf perpust. dg ltr blkng, minat & keahlian yg sama; 2) pimpinan mengetahui kontribusi & kebth. masing2 fungsi. Kelemahan: 1) menjurus ke persaingan antar departemen; 2)dlm pertemuan pustakawan, staf dr suatu depart. Cenderung tdk mengetahui hasil akhir perpusatakaan, lebih bilastaf perust merasa jauh dr produk akhir perpust. Sbg sebuah organ. ; 3) kurang efektif bila perpust tersebar di beberapa lokasi.
3.Teritorial
Keuntungan: lokasi perpust. Dekat dg pemakai yg berkepentingan mrp tempat latihan bg manajer perpust. Krn dia beroperasi relatif scr otonom, mengingat scr geografis lokasinya terpisah dr organisasi sentral. Kerugian: kesulitan dlm koordinasi & komunikasi dlm organisasi serta sering kali terdpt persaingan antara perpust. Pusat dg perpust. Cabang & adanya kecenderungan duplikasi materi perpustakaan.
4.Produk
Metode ini banyak digunakan di lingkungan industri karena memungkinkan spesialisasi produk terutama pada industri yg melakukan banyak diversifikasi produk.
5.Pengguna/nasabah
Keuntungan: memungkinkan perpustakaan memenuhi kebutuhan khusus serta aneka ragam dari berbagai pemakai.
Kerugian: kesulitan dlm koordinasi antara berbagai departemen serta persaingan tdk sehat antara departemen.
6.Perlengkapan atau proses
Metode ini digunakan utk industri, perpust. menggunakan nya pada skala lebih kecil, mis. di perpustakaan PT ada pemusatan komputer beserta fasilitas internet, multimedia serta mikrofilm.
Pengembangan metode departementalisasi :
1.Subjek
Keuntungan: 1) semua bh pustaka yg berhub dg sebuah subjek terkumpul mjd satu; 2) memungkinkan pengembangan karier pustakawan mejd spesialis subjek.
Kerugian: 1)meningkatnya biaya krn duplikasimateri perpust khusunya buku referensi serta bertambahnya jumlah staf yg menangani masing2 perpust; b) tidak selalu cocok krn banyak pemakai kini menggunakan pendekatan interdisipliner.
2.Bentuk Sumber Daya Informasi
Perpustakaan menggunakan metode ini krn semakin beraneka ragamnya bhn pustaka mulai dr tercetak, kemudian noncetak, lalu ke elektronik.
Perpustakaan banyak yg memilih metode ini krn materi perpust yg berbeda media & format tsb memerlukan metode akuisisi, penyimpanan, penanganan & pengorganisasian yg berbeda-beda.
Sentralisasi & Desentralisasi
1.Desentralisasi
Yakni sistem perpustakaan yg menyebarkan buku, jasa & personalia pada berbagai perpustakaan.
Keuntungan : 1) Materi perpust berada di lokasi yg dekat dg pemakai; 2) karena perpust tdk terlalu besar maka penguasaan teknis lebih mudah dilakukan & pustakawan lebih memahami seluk beluk operasional perpustakaan krn letaknya tersebar; 3) Identitas yg lebih besar dr pemakai.
2.Sentralisasi
Jasa perpustakaan, buku & staf perpustakaan dipusatkan di perpustakaan pusat.
Keuntungan: 1) materi perpust yg tersedia lebih luas cakupannya; 2) Peluang utk memperoleh materi perpust lebih besar; 3) Tenaga ahli lebih tersedia; 4) memiliki jam buka lebih baik. Visi dan Misi Perpustakaan
1.Visi
Mrp pernyataan cita2 yg akan dicapai perpust.
Pernyataan visi hrs jelas, mudah diingat, memotivasi & berkaitan dg pengguna. Tujuan & sasarannya dpt diterjemahkan ke dlm bentuk tindakan yg dpt diukur. Pernyataan visi menentukan jangka panjang, menentukan kriteria perpust serta mjd fokus dlm mengenali aktivitas strategis yg hrs dilaksanakan bilamana visi ingin tercapai.
2.Misi
Misi mrp pernyataan singkat, ringkas yg memusatkan diri pada tujuan organisasi, alasan keberadaannyadan apa yg diharapkan ingin dicapai.
Pernyataan misi mrp panduan atau konsep utama organisasi dlm menyusun tujuan & strategi utk mencapai tujuan tsb. Pernyataan misi hrs bisa menjawab 3 pertanyaan, yaitu: a)Siapakah pengguna perpustakaan; apa jasa yg akan diberikandan c)Bagaimana aktivitas perpustakaan.
3.Tujuan (Goals)
4.Sasaran (Objectives)
5.Contoh
Tatagerha Perpustakaan
Perpustakaan adl sebuah organisasi & sbg organisasi mk perpust pun memiliki rumah tangga. Cara mengatur rumah tangga dlm bhs Inggris dsb houskiping. Dalam bhs Indonesia diterjemahkan mjd tatagerha. Maka, library house keeping diterjemah-kan menjadi tatagerha perpustakaan.
Tatagerha perpustakaan meliputi kegiatan pemeliharaan & kegiatan yg dianggap rutin.
ARUS MATERI PERPUSTAKAAN
1.Akuisisi
Memesan materi perpustakaan, verifikasi dt bibliografis, surat pemesanan atau langganan disiapkan, kemudian dikirim ke pemasok materi perpust, data bibliografis dimasukkan ke “berkas pemesanan”, materi yg diterima disesuaikan dg rekaman pesanan, tagihan dikirim ke bag keuangan, data bibliografis dimasukkan ke “berkas dlm proses”, materi yg diterima dicap dg stempel perpust & dicatat dubuku induk.
2.Katalogisasi & Klasifikasi
Pembuatan katalog, notasi klasifikasi & tajuk subjek.
3.Persiapan Untuk Peminjaman
Pemasangan label di punggung buku, pemasangan kartu pinjam & pembuatan kantong buku.
4.Jasa Pembaca
Materi perpustakaan diserahkan ke jasa pemaca untuk: dipinjamkan, dimasukkan ke rak promosi & pameran, jasa referens & kesiagaan informasi, & pendidikan pemakai.
5.Pemeliharaan Koleksi
Penempatan di rak, pengecekan koleksi di rak, perbaikan buku yg rusak, cacah ulang atau stock opname, penyiangan, dikeluarkan dr koleksi bila rusak sama sekali & dijilid.
JASA TEKNIS
Adalah jasa perpustakaan yg berhubungan dg pengawasan bibliografis, termasuk akuisisi atau pengadaan, pengkatalogan atau katalogisasi, klasifikasi dan pengolahan akhir materi perpustakaan.
JASA PEMBACA
Adalah bagian yg menyelenggarakan jasa perpustakaan bagi pengguna perpustakaan termasuk pendidikan pemakai, memenuhi kebutuhan pengguna menyangkut informasi tertentu, manajemen penggunaan & peminjaman materi perpustakaan.
Kegiatan jasa pembaca antara lain:
a.Sirkulasii
b.Pengerakan (shelving/pengembalian materi ke rak)
c.Pemeriksaan rak
d.Pameran
e.Jasa referens
f.Pendidikan pemakai
g.Pemeliharaan koleksi
Tatagerha Perpustakaan
Merupakan setiap pekerjaan yg diperlukan utk menjaga kelancaran pekerjaan perpustakaan, biasanya tdk berhubungan langsung dg pengguna perpustakaan.
a.Pencatatan di buku induk
b.Pencatatan terbitan berseri
c.Penjilidan
d.Cacah ulang
e.Pemeliharaan
f.Peraturan perpustakaan
g.Statistik perpustakaan
h.Laporan tahunan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar