PEMBERKASAN
Kegiatan Belajar 1
METODE PEMBERKASAN SISTEM ABJAD
A. Penyusunan Berdasarkan Nama
Adalah pemberkasan arsip dinamis menurut nama orang, organisasi, badan, dan perusahaan.
1. Merupakan system abjad sederhana, paling mudah di buat dan digunakan.
2. Berkas abjad nama disebut pemberkasan langsung yang dapat diakses pemakai dan tidak diperlukan indeks nama
3. Order of entry adalah unit pertama yang merupakan dasar penjajaran dan pengabjadan.
4. Pustakawan sejak tahun 1876 mulai mengembangkan peraturan penjajaran (filling) menurut abjad yaitu : (1) Filling Rules for Dittionary Catalog of the Library Congres, (2) ALA Rules for Filling Catalog Card___( ALA singkatan dari American Library Assosiation ).
5. Untuk rekod ARMA (Assosiation Records Managers and Administrators) dari Amerika Serikat mengeluarkan peraturan Alphabetical Filling Rules tahun 1985.
B. Peraturan Pengabjadan
7 peraturan ARMA yang diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia yaitu :
1. Abjadlah dengan menyusun berkas dalam tata urutan unit demi unit dan menyusul secara abjad pada masing-masing unit.
2. Setiap unit pemberrkasan dalam sebuah segmen pemberkasan harus dipertimbangkan. Mencakup kata depan, kata sambung, dan kata sandang, kecuali “ the ” diperlakukan sebagai unit penjajaran terakhir.
3. Jajarkanlah dengan prinsip nothing before something, segmen unit tunggal mendahului segmen unit jarak.
4. Dalam mengabjad abaikan tanda baca
5. Angka Arab dan Romawi disejajarkan sebelum huruf. Semua angka Arab mendahului angka Romawi.
6. Akronim dan tanda panggilan pemancar radio, station televise dijajarkan sebagai unit tunggal
7. Berkaskanlah pada nama atau gelar yang paling lazim digunakan.
C. Nama Orang
· Biasanya menggunakan nama keluarga, dan dasar pengabjadan nama orang adalah nama bagian akhir. Apabila ada yang sama maka sebagai unit pembedanya digunakan lokasi geografi atau pembeda lainnya.
· Untuk menentukan kata utama atau pengindeksan pertama digunakan peraturan penentuan tajuk entri yang menggunakan Standar Penentuan Tajuk Entri Utama edisi terbitan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
· Pemberkasan menurut nama orang paling cocok bilamana korespondensi dan berkas kasus masih kecil dan penambahan dirasakan tidak terlalu banyak.
· Contoh-contoh pemberkasan menurut nama orang antara lain :
1. Nama tunggal, yang menjadi unit pengindeksan pertama nama itu sendiri.
2. Nama ganda, nama tersebut dibalik susunannya. Bagian nama paling akhir menjadi kata utama atau unit pengindeksan 1, diikuti nama lain/inisial kemudian nama selanjutnya.
3. Nama dengan awalan, nama oran atau keluarga yang didahului dengan awalan.
4. Nama yang menggunakan tanda sambung, diperlakukan sebagai satu kesatuan
5. Nama cina, terdiri atas 3 bagian.
6. Rujukan silang, dilakukan dari nama yang tidak dikenal ke nama yang lebih dikenal, nama yang tidak digunakan kenama yang digunakan dan nama yang tidak dipilih ke bagian nama yang dipilih.
7. Wanita yang menikah, yang menggunakan nama suaminya digunakan penunjukan silang. Yang menjadi kata utamanya nama suami diikuti bagian nama lainnya.
8. Gelar, yang menjadi unit pertama adalah gelar tersebut.
9. Nama yang ditulis menjadi satu dengan tanda selang, diperlakukan sebagai unit tunggal.
10. Nama panggilan, apabila nama tersebut merupakan ungkapan atau frasa, nama di indeks sesuai dengan urutan nama.
D. Nama Badan Korporasi
1. Nama perusahaan, di indeks sesuai dengan nama yang tertulis kecuali perusahaan tersebut menggunakan nama lengkap perorangan.
2. Nama orang dalam nama perusahaan, unit 1 adalah nama keluarga bagian akhir diikuti bagian nama lainnya.
3. Gelar dalam nama bisnis, dijajarkan sesuai dengan yang tertulis.
4. Singkatan, diperlakukan sebagai satu unit
5. elisi (Elision) dan tanda milik, tanda apostrof dalam edisi dan tanda milik (Possesives) diabaikan dan dijajarkan sebagaimana tertulis pada nama yang bersangkutan.
6. Kata ciptaan (Coined Word), digunakan dalam dunia dagang yang diciptakan dengan kata-kata baru untuk menarik minat konsumen dan diperlakukan sebagai unit tunggal.
7. Kata majemuk, kata atau nama yang tergabung menjadi satu oleh tanda sambung dijajarkan sebagai unit yang terpisah.
8. Kata majemuk yang memuat nama tempat, merupakan unit tersendiri.
9. Nama dengan muatan tempat dan mata angin, diperlakukan sebagai unit tunggal.
10. Nama yang mencakup bilangan, disusun menurut urutan bilangan tersebut mulai yang terkecil hingga besar.
11. Perusahaan yang menggunakan dua nama atau lebih, penjajaran dilakukan mulai bagian nama yang pertama, menyusul yang kedua.
12. Bagian dan anak perusahaan, di indeks pada nama yang digunakan oleh perusahaan tersebut.
13. Kamar dagang dan industry, dikenal dalam bahas inggrisnya Chambers of Comerce. Untuk Indonesia dikenal KADIN, sehingga disarankan untuk menggunakan rujukan tajuk KADIN.
14. Surat kabar dan majalah, diindeks sebagaimana nama yang tercantum pada terbitan masing-masing.
E. Alamat
Jika ada nama yang sama tetapi berbeda alamatnya, penjajaran berkas menurut nama didasarkan pada urutan : nama, kota, provinsi, nama jalan, arah, sinonim untuk jalan.
§ Masalah dalam pemberkasan arsip dinamis menurut abjad nama yaitu :
o Korespondensi tertulis dan tanda tangan sering kali sulit ditafsirkan bahkan tidak terbaca sehingga menyebabkan terjadinya salah pemberkasan.
o Terjadi kesulitan bila menghadapi nama yang lazim terdapat ( terutama nama tunggal yang sama ).
o Untuk nama jawa, banyak nama Su….o, dan inggris banyak sekali nama keluarga yang sama, harus ada unsure pembeda.
o Nama yang sama/mirip menyebabkan pemakai harus menurut banyak berkas.
o Tidak dapat menampung rekod dengan volume besar.
o Perluasan berkas sulit dilakukan.
o Sulit dalam pemusnahan arsip dinamis karena system abjad tidak berkaitan dengan usia arsip dinamis.
§ Keuntungan system pengabjadan sebagai berikut :
o Pemahaman serta pelaksanaannya mudah dan sederhana.
o Bersifat swaindeks artinya sudah mampu mengindeks arsip dinamis itu sendiri, sehingga tidak memerlukan indeks terpisah.
o Luwes, artinya tajuk baru dapat ditambahkan pada setiap berkas tanpa merusak keseluruhan berkas.
o Langsung, artinya langsung dapat digunakan
§ Kelemahan system abjad yaitu :
o Untuk menemu balik makalah dalam dalam jumlah besar, diperlukan waktu lama sehingga mengurangi kecepatan operasi system.
o Akan terjadi kekacauan bila ada nama yang sama.
o Berkas mungkin dimasukkan ke berkas yang memiliki tajuk berlainan atau salah pemberkas karena kekeliruan penulisan yang sama.
o Kesulitan meramalkan ruang atau tempat yang diperlukan untuk berbagai huruf.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar