Kegiatan Belajar 2
PEMBERKASAN MENURUT ABJAD SUBJEK
1) Pemberkasan menurut abjad subjek banyak dilakukan oleh korporasi. Pemberkasan ini menekankan pendekatan subjek, bukan ancangan lokasi atau nama koresponden. Berkas subjek dikenal dengan nama berkas data, eksekutif, informasi, ataupun topik.
2) Pemilihan kata atau frasa (ungkapan) yang akan digunakan sebagai subjek merupakan masalah inti dalam system pemberkasan subjek, karena harus ringkas, mampu mendeskripsikan materi yang diwakilinya, dan tidak bersifat taksa (tidak menimbulkan berbagai tafsiran).
3) Pemilihan subjek yang baik memerlukan :
§ Kesepakatan dalam tajuk subjek yang akan digunakan oleh semua pemakai berkas.
§ Keluwesan untuk pengembangan dalam subjek yang dipilih dan penerimaan subjek baru.
§ Kesederhanaan sehingga pemakai berkas dapat memahami system.
4) Kerugian pemberkasan system subjek yaitu :
§ Ada kecenderungan daftar subjek dan subdivisi tumbuh tak terkendali.
§ Tidak akan efektif apabila istilah yang digunakan tidak dibatasi.
§ Pengembangan berkas subjek memerlukan bantuan analis arsip dinamis yang berpengalaman.
§ Seringkali cenderung menggunakan nama petugas yang bertanggung jawab atas sebuah bagian karena mudah diingat.
§ Memerlukan system rujukan silang yang luas untuk menyatukan berbagai subjek terkait, termasuk informasi statistic dan daftar alamat.
5) Kesulitan pengabjadan menurut subjek adalah
§ Istilah yang digunakan sudah tidak sesuai dengan perkembangan sehingga menjadi using.
§ Penulisan yang berbeda karena memiliki nama yang sama dan urutannya juga berbeda.
§ Subjek ganda, apakah dijadikan satu atau dibuatkan subsubjek atau anak tajuk subjek.
§ Hukum DM atau MD (menerangkan diterangkan)
PEMBERKASAN MENURUT ABJAD GEOGRAFI
Susunan menurut geografis adalah susunan arsip dinamis dalam urutan abjad berdarkan tempat atau lokasi yang dikelompokkan menurut berbagai susunan, seperti provinsi, kabupaten, kotamadya atau kota, bahkan menurut nama jalan.
· Kegunaan penyusunan menurut abjad geografi yaitu :
1. Perusahaan yang memiliki cabang di berbagai lokasi.
2. Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi di provinsi tertentu namun tidak boleh giat di kawasan lain.
3. Perusahaan utilitas semacam perusahaan gas, listrik, air, telpon, dimana nama dan nomor jalan merupakan hal penting bila timbul masalah.
4. Perusahaan pembangun (developer), real estate yang memiliki daftar tanah, bangunan yang disusun menurut daerah.
5. Penjual melalui pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar yang menggunakan jasa pos
6. Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu, dll.
A. Jenis Pemberkasan Geografi
Terbagi atas dua bagian besar yaitu :
1. Pemberkasan langsung, yaitu pemberkasan nama tempat secara abjad dengan tidak memandang provinsi tempat kabupaten/kota tersebut berada.
2. Pemberkasan tidak langsung, yaitu pemberkasan dimulai dengan kelompok besar, kemudian daerah yang didalamnya disusun menurut abjad.
B. Indeks
· Pemberkasan geografis memerlukan indeks abjad, terutama untuk nama yang berubah karena perundang-undangan, sejarah, ataupun perubahan abjad. Semua itu berpengaruh pada penjajaran.
· Rujukan mengacu pada nama perorangan atau perusahaan, bukannya pada lokasi atau tempat
· Berkas abjad meliputi nama perorangan/badan dan alamat lengkap guna keperluan korespondensi.
C. Buku Referensi
Manajer arsip dinamis memerlukan Gazetir artinya daftar nama-nama tempat disertai informasi mengenai nama tempat tersebut.
· Keuntungan pemberkasan geografis yaitu :
1. Langsung dpat dilakukan tanpa rujukan ke indeks
2. Penentuan lokasi secara cepat bila diketahui subyek yang dibahas
3. Manajer dapat menilai keberhasilan atau kegagalan di berbagai daerah
4. Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui
· Kerugian pemberkasan geografis yaitu :
1. Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun 2 berkas yaitu berkas berdasar geografis dan berkas abjad untuk indeks
2. Apabila memiliki 2 alamat maka manajer harus menyusun rujukan kedua alamat.
3. Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada 2 nama kota/tempat yang sama.
4. Untuk hasil lebih baik, hendaknya digabung dengan metode alfabetis atau numeric.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar