RESUME MAKUL PENGANTAR ILMU KEARSIPAN MODUL 3 KB. 3

 

METODE PEMBERKASAN NON ABJAD

Dibagi menjadi 3 yaitu :  (1) Numerik, (2) Warna, (3) Kronologi.

A.     Numerik

Artinya pemberkasan menggunakan angka. Disusun menurut urutan bilangan yang berasal dari berbagai sumber.

·         Pemberkasan menurut system numeric dapat diperinci menurut susunan sebagai berikut:

1.      Berurut disebut pula “serial”, yakni system numeric langsung karena langsung diatur menurut nomor urut.

2.      Duplex, dibagi menjadi terminal-digit-system dan middle-digit-system.

v  Serial atau Berurut, merupakan pemberkasan numeric yang paling sederhana, istilah lain adalah penomoran serial atau berurutan di mulai dari 1 dan seterusnya.

·         System penomoran menurut nomor urut cocol untuk berkas dengan volume 1000-10.000 berkas rekod.

·         System pemberkasan numeric cocok untuk :

·         Perusahaan asuransi yang menyimpan arsip dinamis menurut nomor polis.

·         Badan kesejahteraan social yang menyimpan rekod menurut nomor kasus.

·         Perusahaan bangunan yang berkaitan dengan nomor kontrak atau nomor surat perintah kerja, nomor stock, dan suku cadang.

·         Arsitek yang menggunakan nomor kontrak.

·         Bengkel automobile yang menyususn order pekerjaan berdasar nomor mobil.

·         Perusahaan real estate yang membuat daftar property menurut kode nomor.

·         Kantor pengacara.

·         Keuntungan system penomoran urut yaitu :

·         Cocok untuk keperluan badan korporasi

·         Hemat waktu, tenaga dan uang

·         Mudah digunakan

·         Perluasan berkas mudah dilakukan dan tanpa batas

·         Penyimpanan dan temu balik mudah digunakan

·         Transfer rekod inaktif mudah digunakan

·         Semua rujukan silang muncul dalam berkas kartu dan tidak mengganggu folder atau arsip berkas.

·         Isi berkas nyaman karena laci diberi nomor

·         Bagi badan korporasi akan memuat nama yang sama sehingga memudahkan pencarian kembali

·         Daftar nama dan koresponden dapat segera ditemukan dari berkas kartu abjad

·         Folder yang salah jajar dapat ditemukan dengan mudah

·         Kerugian system penomoran urut yaitu

·         Pembuatan nomor, penyalinan nomor, dan angka yang tidak tertulis sulit dideteksi.

·         Pemberkasan numeric merupakan metode tidak langsung.

·         Biaya pemberkasan numeric lebih mahal daripada pemberkasan abjad.

·         Pemakai setiap kali menggunakan berkas numeric harus terlebih dahulu memeriksa indeks abjad.

·         Dalam system numerrik, terdapat 2 metode pemberkasan yaitu metode numeric dan metode abjad, untuk indeks abjad.

·         Apabila menelusuri berkas, mula-mula pemakai harus memeriksa indeks abjad terlebih dahulu.

·         Apabila berkas numeric semakin besar, semakin sulit mengingatnya sehingga terjadi peluang kesalahan pemberkasan.

v  Duplex atau system penomoran tak berurutan

Adalah systempenomoran yang tidak memiliki urutn logis atau apabila memiliki maka nomor yang mengikuti nomor lainya dalam blok lainya dihilangkan.

·         Sisteem duplex menggunakan 2 bagian atau lebih,masing-masing bagian dipishkan dengan tanda koma tanda hubung ataupun ruang.

·         System duplex digunakan bila menhadapi jumlah berkas yang besar. Sistem duplex terbagi atas system terminal-digit dan middle-digit

v  Terminal digit, cocok untuk rumah sakit, dan instansi yang memiliki volume rekod lebih dari 10.000 dan rekod yang masuk dengan segera diteruskan kebagian rekod.

·         091941-à 09 = tersier (no.folder); 19 = sekunder (no.panduan); 41 = primer ( no.rak/laci)

·         Keuntungan system terminal digit yaitu :

a.       Galat/eror yang terjadi lebih sedikit

b.      Beberapa pemakai dapat menelusuri dan menemu kembali bersamaan karena mereka bekerja pada tempat yang berlainan dalam pemberrkasan.

c.       Tercipta tanggung jawab yang efektif, karena dalam berkas yang besar, seorang rekod bertugas pada seksi tertentu

d.      Besarnya berrkas rekod tidak mempengaruhi system, karena dilakukan menurut digit primer dan seekunder

e.       Penilaian berrkas dapat dilakukan lebih cepat, mudah dan cermat

·         Kerugiannya adalah

a.       Memerlukan pelatihan khusus

b.      Apabila sebuah blok berkas bernomor unit diperlukan maka rekod harus diambil dari berbagai lokasi

c.       Menghentikan system digit terminal memerlukan waktu lebih panjang karena rekod tidak diberkaskan menurut kronologis

d.      Sebuah berkas salah tempat sulit ditemukan karena kesamaan nomor

v  Middle digit ( Digit di Tengah )

Adalah system penomoran digit tengah yang merupakan nomor primer, ditulis di tengah dengan pemisah atau tanda pemisah untuk membantu arsip dinamis.

·         Diperlukan kesatuan blok ( integritas blok ) atau blok integrity, artinya semua rekod yang berkaitan dengan 1 subyek harus diberkaskan sama-sama.

·         Penyusunan berrkas menurut nomor/numeric merupakan system akses tidak langsung karena pemakai harus memeriksa indeks abjad terlebih dahulu sebelum mengetahui kode nomor untuk berkas/subyek yang diperlukannya.

·         Berkas numeric memerlukan :

1.      Log aksek, artinya daftar nomor unit untuk surat dan subyek serta nomor yang tersedia untuk subyek tersebut

2.      Indeks subyek

3.      Berkas abjad umum

4.      Berkas bernomor

v  Kronologi, yaitu system penyususnan berkas yang disejajarkan menurut urutan tanggal, dari tanggal sampai tahun.

·         Susunan kronologi cocok untuk :

a.      Suspense file, artinya pending file atau tickler file yakni berkas harus dilaksanakan pada tanggal tersebut

b.      Berkas transaksi

c.       Berkas perorangan

·         Susunan kronologis tidak memerlukan indeks, rekod disusun menurut urutan kronologi terbalik, yakni tanggal paling muda berada didepan, sedang rekod pertama/paling tua berada dibelakang

·         Keuntungan system kronologi yaitu :

a.       Apabila tahun diketahui maka metode ini bermanfaat

b.      Cocok untuk klasifikasi menyeluruh

c.       Mudah dilaksanakan

·         Kerugiannya yaitu :

a.       Hanya bermanfaat bagi badan, perusahaan yang kecil saja

b.      Tidak berguna bila tahun/tanggal tidak diketahui

c.       Surat masuk terpisah dengan surat keluar

v  Warna, penandaan bermanfaat dalam menunjukkan sesuatu yang khusus, biasanya diletakkan pada label/puncak (tab) yang ada pada folder.

·         System klasifikasi uniform (seragam), artinya SKU dalam Inggris disebut Uniform Classification System (USC) yaitu system klasifikasi baku yang digunakan perusahaan sebagai upaya untuk menjembatani kesenjangan komunikasi dengan cara menggunakan kosakata bisnis baku dalam klasifikasi rekod

·         SKU dibentuk sebagai akibat kesulitan yang dialami perusahaan yang letaknya tersebar, menggunakan banyak bahasa, atau karyawannya berganti-ganti bila bertukar rekod dan informasi.