KEGIATAN BELAJAR
2
TAHAPAN KEGIATAN
DALAM MANAJEMEN EADAAN DARURAT (EMERGENCY MANAGEMENT)
A.TAHAP
PENCEGAHAN (PREVENTION)
1.Melaksanakan Proses Manajemen Resiko. Kegiatan ini meliputi analisis
resiko dan asesmen resiko.
a.Analisis resiko, merupakan proses mengidentifikasi kemungkinan
resiko kehilangan, kerusakan dan ancaman terhadap arsip dan informasi.
b.Penilaian resiko, merupakan proses mengidentifikasi resiko yang ada
terhadap arsip yang meliputi kegiatan:
1.
evaluasi keamanan dan
pengawasan fisik dan penilaian terhadap ancaman yang potensial terhadap arsip
dan informasi.
2.
survei menentukan letak
pengamanan dan pengawasan serta melindungi arsip dari bahaya.
3.
mengindentifikasi dan
merekomendasikan pengamanan dan pengawasan
4.
melaksanakan pengamanan dan pengawasan
untuk melindungi arsip vital.
2.Analisis Dampak Terhadap Organisasi
Analisis Dampak
Terhadap Organisasi yang meliputi indentifikasi proses dampak fungsi-fungsi
organisasi yang kritis dan menentukan maksimal kehilangan arsip yang dapat
ditoleransi dalam kasus dampak negatif yang begitu besar. Dampak akibat bencana
diukur sebagai berikut:
0
= tidak ada dampak
1
=dampak sedang karena operasional hanya terganggu 8 jam
2
=kerusakan fasilitas (8-48 jam)
3
=kerusakan besar terhadap fasilitas, peralatan arsip
yang mengganggu operasianal selama 8-48 jam.
3.Rancangan Pencegahan Bencana
Merupakan pencegahan
bencana, dilaksanakan untuk mencegah bencana serta meminimalisir kerugian
akibat bencana.Meliputi :
a.
Training pegawai
b.
Pemeriksaan gedung
c.
Melaksanakan program pengamanan
B.Tahap Persiapan (Preparation)
1.Membentuk Tim, sebaiknya terdirid ari semua level yang mewakili semua
fungsi organisasi.
2.Mempertimbangkan Biaya Yang Dibutuhkan untuk kegiatan manajemen
keadaan darurat.
3.Menentukan Strategi Tindakan (respons), terkait dengan apa yang
dilakukan oleh organisasi, siapa bertanggungjawab dan terhadap apa, siapa
menghubungi siapa. Oleh karena itu perlu adanya simulasi.
4.Menentukan Strategi Pemulihan (recovery) dalam rangka pemulihan
operasional organisasi dengan melakukan persiapan: pemeriksaan kerusakan,
menghubungi vendor untuk perbaikan arsip, restorasi arsip.
5.Mengumpulkan Data. Tim memerlukan data dan informasi yang diperlukan
untuk keperluan preparation.
6.Mengembangakan Rancangan Manajemen Keadaaan Darurat, berupa rancangan
tertulis yang disahkan oleh pimpinan.
C.Tahap Tindakan (Response)
1.Pengenalan Terhadap Bencana, hal ini dapat dilakukan dengan
pendidikan dan pelatihan guna mengenali dan menghindari bencana, serta tindakan
apa selanjutnya.
2.Menghubungi Pihak Terkait, bencana yang sudah diditeksi, maka perlu
segera melapor ke pihak terkait.
3.Melaksanakan Rencana Yang Sudah Dibuat, tim segera bertindak untuk
menghadapi bencana.
4.Penilaian Kerusakan, penilaian kerusakan awal (IDA,initial danage assessment) dalam 2 x 24
jam perlu segera disusun agar dapat dilakukan pemulihan.
5.Keamanan (security), perlu memperketat pengamanan aset perusahaan
agar tidak dimanfaatkan oleh fihak-fihak yang tidak bertanggungjawab.
6.Contingency (kegiatan yang mungkin dapat dilakukan). Rancangan
keadaan darurat meliputi contogency, misalnya perlu dicarikan lokasi alternatif
jika lokasi semula tidak dapat memfungsikan organisasi.
D.Tahap Pemulihan
(Recovery)
1.Penilaian Kerusakan, merupakan penilaian kerusakan awal yang
dilanjutkan dengan perkiraan kerusakan secara menyeluruh.
2.Stabilisasi
Teknik dan cara
pencegahan kerusakan tergantung jenis dan besar bencana.
a.
Teknik pencegahan dapat dilakukan antara lain:
1.
Mengurangi temperatur dan kelembaban dan memberi
sirkulasi udara agar lokasi bencana tidak ditumbuhi jamur sehingga tidak
merusak mikrofilm dan magnetic media lainya.
2.
Memindahkan puing
3.
Isolasi barang-barang
4.
Isolasi komputre/ LAN yang terinfeksi virus sehingga
tidak menyebar kemana-mana.
5.
Membasmi serangga.
b.
Hal yang perlu diperhatikan dalam memindahkan arsip :
1.
Arsip basah dalam boks, dipindahkan bersama boksnya
2.
Memindahkan arsip bersama tempatnya/filing cabinet
3.
Pisahkan arsip berdasarkan media
4.
Arsip film dan mikrofilm yang basah pindahkan dalam
keadaan basah bersama tempat plastiknya namun dengan menggunakan air bersih
5.
Pindahkan yang vital dahulu
6.
Gunakan label yang tahan air
3.Penyelamatan (salvage), harus dilakukan sesuai prosedur. Untuk
penyelamatan arsip harus sesuai dengan tipe bencana dan mesia arsip.Beberapa
teknik dan prosedur penyelamatan arsip yang dapat dilakukan :
1.
Arsip Kertas
a.
Akibat kebakaran caranya biarkan stabil walaupun
menghitam karena terbakar
b.
Akibat air (banjir,pipa bocor, tsunami)
1.Teknik freezing : menempatkan arsip
kedalam cold storage untuk menormalkan material kertas dan dapat mengontrol
pertumbuhan jamur
2.Vacum drying : menguapkan air pada
suhu 32F
3.Air drying : untuk arsip basah dalam
jumlah air sedikit
c.
Akibat serangga caranya dengan mengalihkan kedalam
bentuk microfilm
d.
Akibat bahan kimia caranya dengan alih media
2.
Microfilm, Negatif film, dan photograph
a.
Akibat air : membiarkan tetap basah dengan mengganti
air bersih kemudian dikirim ke laboratorium khusus menanganinya, jika negatif
film basah maka masukan dalam plastik dan segera ditangani pihak ahli tidak
lebih dari 3 hari.
1.
Media magnetic
a.
Akibat kebakaran :tehnik pemadaman kebakaran untuk
arsip magnetic dapat menggunakan karbondioksida, gas balon atau air.
b.
Akibat air : keringkan satu persatu menggunakan tangan
kemudian simpan dalam suhu dan temperatur normal selama 48 jam.
4.Restorasi (perbaikan), perlu ada tindakan perbaikan terhadap aset
organisasi, baik bangunan dan arsip. Arsip elektronik perlu diduplikasi. Perlu
relokasi sementara jika lokasi awal tidak memungkinkan untuk berjalannya
organisasi.
5.Memulai Kembali Kegiatan, bila situasi kritis berlalu dan kondisi
telah stabil, maka kegiatan organisasi perlu segera dijalankan.Langkah-langkah
memulai kembali kegiatan :
a.
Pembersihan gedung
b.
Penempatan kembali perabot
c.
Memilah, mengatur dan mengindeks arsip yang selamat
d.
Penempatan dan penyimpanan arsip yang selamat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar